Skip to main content

Hãy lên kế hoạch cắt bỏ các phòng kế hoạch

Trong cơ cấu tổ chức của nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp nhà nước hoặc xuất thân từ doanh nghiệp nhà nước, thường có một phòng có tên gọi là “phòng kế hoạch”.

Nhiều người, nhất là những người từng làm việc cho các công ty nước ngoài, rất ngạc nhiên vì không hiểu tại sao lại có một cái phòng chung chung, chuyên đi làm... kế hoạch như thế ở các công ty Việt Nam, trong khi ở những công ty nước ngoài thì hầu như không thấy có cái phòng này. Vậy hóa ra, các phòng ban khác không phải làm kế hoạch?

Người viết bài này từng khảo sát, tìm hiểu hoạt động của nhiều công ty Việt Nam và nhận thấy nhiệm vụ của các “phòng kế hoạch” ở những công ty này khá giống nhau; và vai trò của các chức danh trưởng phòng kế hoạch ở các công ty cũng na ná như nhau. Phòng kế hoạch, hàng năm sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh (SXKD) cho công ty, đề xuất cho tổng giám đốc các chỉ tiêu SXKD, và giúp tổng giám đốc theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu này.

Điều kỳ lạ là những giám đốc/trưởng phòng kinh doanh và giám đốc/trưởng phòng sản xuất lại không phải là những người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch SXKD mà chỉ có trách nhiệm “phối hợp” với phòng kế hoạch. Điều này dẫn đến hệ quả là các phòng ban (bao gồm cả phòng kinh doanh) luôn ỷ lại vào phòng kế hoạch; và các chỉ tiêu SXKD gần như là của (và từ) Phòng Kế hoạch đưa ra, chứ không phải từ bộ phận chịu trách nhiệm chính xây dựng nên. Tệ hơn, ở những công ty này, các phòng ban khác như tài chính, nhân sự, cung ứng, tiếp thị, nghiên cứu-phát triển... hầu như chẳng thấy có kế hoạch nào. Chính vì vậy mà ở những công ty vận hành theo kiểu này, trưởng phòng kế hoạch thường rất có “uy” và luôn được xem là vị trí “chủ chốt”, “có tính quyết định” trong công ty.

Hãy lên kế hoạch cắt bỏ các phòng kế hoạch

Thiết nghĩ, nhiệm vụ lập kế hoạch là nhiệm vụ của mỗi cấp quản lý, bao gồm cả CEO và những người đang phụ trách các bộ phận chức năng. Mỗi giám đốc hay trưởng phòng chức năng (kinh doanh, tiếp thị, tài chính, nhân sự, cung ứng…) đều phải tự lập kế hoạch hoạt động cho bộ phận mình (đương nhiên là với sự phối hợp, trao đổi thông tin với các bộ phận khác), trong đó bao gồm việc xây dựng những mục tiêu, chỉ tiêu, các giải pháp thực hiện cùng với các chương trình hành động cụ thể. Không thể trông cậy vào một ông/bà trưởng phòng kế hoạch nào đó với những trách nhiệm và kiến thức chung chung lại đi lập kế hoạch thay cho mọi phòng ban trong công ty. Càng không nên để ông/bà này đóng vai trò “chủ xị” triển khai việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cho toàn công ty được.

Rõ ràng, không ai am hiểu thị trường bằng giám đốc kinh doanh, không ai am hiểu sản xuất bằng giám đốc sản xuất. Chính những người này phải đóng vai trò chính yếu trong việc lập các kế hoạch liên quan đến các hoạt động này. Và, theo logic thông thường, một kế hoạch kinh doanh phải đóng vai trò “mở đường” cho các kế hoạch khác đi theo.

Nhiều công ty đã mạnh dạn cắt bỏ khỏi cơ cấu tổ chức cái gọi là “phòng kế hoạch” sau khi nhận ra những bất cập gây ra từ chính sự hiện diện của phòng này. Động thái này không chỉ làm cho cơ cấu tổ chức, nhân sự của doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ hơn mà còn giúp cho tất cả các phòng/ban trong công ty buộc phải nhận lấy trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch hoạt động của phòng/ban mình (thay vì trông chờ và đùn đẩy trách nhiệm cho phòng kế hoạch). Phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh, phòng nhân sự lập kế hoạch nhân sự, phòng tài chính lập kế hoạch tài chính..., và cứ thế, mỗi vị giám đốc hay trưởng phòng chức năng buộc phải động não để xây dựng kế hoạch cho bộ phận chức năng của mình. Nhờ vậy, họ sẽ ý thức được trách nhiệm đối với những mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp, chương trình hành động do chính mình đưa ra, và có thêm động lực, quyết tâm để hoàn thành chúng. Một lần nữa, kế hoạch kinh doanh luôn phải “đi đầu” và sẽ là tiền đề cho mọi kế hoạch khác.

Các “phòng kế hoạch” và các “trưởng phòng kế hoạch” từng một thời “làm mưa, làm gió” trong các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước với vai trò xây dựng kế hoạch và giao chỉ tiêu xuống dưới cho các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Cung cách quản lý này chỉ phù hợp với một nền kinh tế kế hoạch, với đặc thù quan liêu, bao cấp một thời; và phù hợp hơn với những vị giám đốc/tổng giám đốc CHỈ DÁM KÝ KHI CÓ AI ĐÓ ĐÃ KÝ NHÁY. Nay, vận hành trong một nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nên đề cao năng lực hoạch định, tổ chức và trách nhiệm cá nhân của mỗi cấp quản lý.

Bao giờ cũng vậy, một kế hoạch, đề án do chính mình lập ra và đệ trình sẽ có ý nghĩa lớn hơn và khơi gợi quyết tâm thực hiện nhiều hơn là những chỉ tiêu, kế hoạch “từ trên trời rơi xuống”!

Bài viết này có sốc? Quan điểm của bạn thế nào? Có cần một phòng KH chuyên đi lập KH cho mọi phòng ban không?

Đọc thêm: Làm sao để đo lường năng lực lãnh đạo?

Tác giả: Nguyễn Hữu Long - Group PTDNV
loading...

Popular posts from this blog

Hướng dẫn sử dụng điếu cày cho người mới lần đầu tập hút thuốc lào

Chiếc điếu cày không còn đơn thuần chỉ là chiếc điếu cày dùng để hút thuốc lào nữa, mà nó còn thực sự là một tác phẩm nghệ thuật của những nghệ nhân thủ công truyền thống tại vùng quê xứ Thanh -  Thanh Hoá. Mà họ đã mày mò, tìm tòi, nghiên cứu những kiểu dáng điếu cày, kỹ thuật làm điếu cày sao cho đẹp, hút thuốc lào sao cho ngon, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu hút hít thuốc lào của các anh em gần xa.

Hơn nữa cả thế giới đang cấm thuốc lá nhưng không thể cấm thuốc lào, và chiếc điếu cày sẽ còn theo chân chúng ta lâu dài trong xã hội hiện đại văn minh hôm nay. Để quá trình sử dụng điếu cày được đạt chuẩn mình xin lưu ý mấy điểm qua bài viết hướng dẫn sử dụng điếu cày sau đây:


1. Sau khi mua điếu cày về, anh em nên đổ nước vào điếu và cho thêm vài ba hạt muối trắng, xúc điếu và hút một thời gian để thuốc nhanh dậy mùi.

2. Vậy để làm sao để điếu lên nước đẹp? Để bảo quản điếu tốt và nhanh lên nước đẹp, mỗi ngày, buổi tối trước khi ngủ anh em nên dùng vải màn, nhỏ một giọt dầu ăn và la…

LÀM MÀU - MAKE COLOUR - INDIAN

Làm màu là gì? Làm màu hay các bạn trẻ hay gọi vui là "make colour" ( theo tiếng anh ) là việc màu mè hóa hình thức lên để thuyết phục người khác. Bây giờ bạn đã hiểu từ "làm màu" mà các bạn bè mình hay dùng để nói mình hoặc người khác chưa?

Kỹ năng này rất cần trong kinh doanh, mà chỉ làm màu cho sản phẩm thôi nhé, nhưng hãy nhớ là phải dựa hoàn toàn vào "chất" thực sự rồi hẵng làm. Làm cho kỳ vọng người ta cao vút rồi người ta không thỏa mãn người ta sẽ INDIAN cho đấy ( INDIAN nghĩa là I Never Do It AgaiN, xin lỗi mấy bạn Ấn Độ).



Còn trong cuộc sống, người với người thì không cần phải làm màu đâu, có gì nói nấy là tuyệt nhất. Vì con người nhạy cảm lắm, nhìn qua là người ta cảm giác được mình nói thật hay nói quá rồi. Cố làm gì.

Chân thành mà đến với nhau, đỡ mất thời gian, mất công sức, mất tình cảm. Con người ai cũng bình đẳng, chẳng ai hơn ai kém ai cả, vậy mới yêu thương được nhau và hạnh phúc nha.

Đừng "đến với nhau một lần mà ánh mắt bao ngại …

Hiểu thế nào về tư duy chiến lược?

Ta thường nghe nói tư duy chiến lược (strategic thinking). Hiểu về nó thế nào? Nếu tìm tòi trên mạng, ta sẽ thấy một "rừng" câu trả lời; và ta càng tìm, sẽ càng thấy rối. Tôi diễn giải một cách "bình dân" thế này cho mọi người tham khảo nhé!


Hai từ chiến lược (strategy), bản thân nó đã bao hàm ý nghĩa dài hạn (long term), lớn lao (không phải vụn vặt); là một sự lựa chọn (choice) chủ động (proactive) và có cơ sở từ những quyết định hệ trọng (khác với chiến thuật). Và tư duy chiến lược không gì khác hơn là cách suy nghĩ, cách tư duy hướng đến những mục tiêu lớn lao, dài hạn, và có sơ sở vững chắc, dựa vào những phân tích khoa học, bao quát, đầy đủ, bằng những công cụ phù hợp để đưa ra những quyết định mang tầm chiến lược. Tư duy chiến lược không phải để phán đoán tương lai mà là để HOẠCH ĐỊNH TƯƠNG LAI trên cơ sở phán đoán những diễn biến có thể xảy ra trong tương lai.

Muốn rèn luyện tư duy chiến lược, ta phải rèn luyện khá nhiều thứ. Trước hết, phải có một tầm nhìn …

Câu chuyện về quản lý thời gian của Bill Clinton

Nhiều người thành công nói việc chia mục tiêu của họ thành từng bước nhỏ. Đầu tiên, họ phải xác định mục tiêu quan trọng nhất. Sau đó, họ chia nhỏ mục tiêu của họ thành những bước hành động. Nhiều người thành công nói rằng, mỗi ngày họ đều làm việc gì đó phục vụ cho mục tiêu cuối cùng của họ.


Trong cuốn tự truyện My life của mình, cựu tổng thống Bill clinton tiết lộ rằng khi tốt nghiệp trường luật, ông có đọc một cuốn sách hướng dẫn " Làm thế nào để quản lý thời gian và cuộc sống của bạn" . Đó là lúc ông ưu tiên cho những mục tiêu của đời mình.

"Điểm chính của quyển sách ấy là tầm quan trọng của việc nêu ra những mục tiêu trong cuộc đời: Ngắn, trung và dài hạn. Sau đó phân loại những mục tiêu đó theo tầm quan trọng của chúng, trong đó nhóm A là quan trọng nhất, tiếp theo là nhóm B, sau cùng là nhóm C; tiếp theo bên dưới mỗi mục tiêu, hãy liệt kê ra những hành động cần làm để đạt được mục tiêu đó... Tôi vẫn nhớ danh sách nhóm A. Tôi muốn trở thành một người tốt, có cuộc …

Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là gì?

Tôi đã đặt câu hỏi này cho nhiều doanh chủ. Đa số trả lời (một cách thật thà) là tìm kiếm LỢI NHUẬN. Các giám đốc tài chính (và nhiều chuyên gia tài chính) cũng thường nói vậy. Các giám đốc chức năng khác cũng thường trả lời na ná - làm gì làm, cũng phải có lời, chứ hổng lẽ làm cho lỗ? Sự tranh cãi giữa giám đốc marketing và giám đốc tài chính cũng thường xoay quanh chuyện lời lỗ. Giám đốc tài chính luôn nhìn vào dòng cuối cùng (bottom line), tức dòng lợi nhuận sau thuế để đánh giá mọi hoạt động marketing; và trong nhiều trường hợp, các chương trình marketing bị ách tắc vì 2 chữ profit (lợi nhuận) mà giám đốc tài chính sử dụng như bảo bối để nắm quyền "phủ quyết".


Ít ai hiểu được mục đích cuối cùng của doanh nghiệp KHÔNG PHẢI LÀ LỢI NHUẬN, tức không phải lấy doanh thu trừ chi phí xem còn lại bao nhiêu. Có lợi nhuận, nhưng giá trị cổ phiếu không tăng thì sao? Có nhiều công ty không có lời, thậm chí báo cáo lỗ, nhưng giá cổ phiếu vẫn tăng. Nếu là cổ đông, tức những đồng sở hữu…