Hãy lên kế hoạch cắt bỏ các phòng kế hoạch

Trong cơ cấu tổ chức của nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp nhà nước hoặc xuất thân từ doanh nghiệp nhà nước, thường có một phòng có tên gọi là “phòng kế hoạch”.

Nhiều người, nhất là những người từng làm việc cho các công ty nước ngoài, rất ngạc nhiên vì không hiểu tại sao lại có một cái phòng chung chung, chuyên đi làm... kế hoạch như thế ở các công ty Việt Nam, trong khi ở những công ty nước ngoài thì hầu như không thấy có cái phòng này. Vậy hóa ra, các phòng ban khác không phải làm kế hoạch?

Người viết bài này từng khảo sát, tìm hiểu hoạt động của nhiều công ty Việt Nam và nhận thấy nhiệm vụ của các “phòng kế hoạch” ở những công ty này khá giống nhau; và vai trò của các chức danh trưởng phòng kế hoạch ở các công ty cũng na ná như nhau. Phòng kế hoạch, hàng năm sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh (SXKD) cho công ty, đề xuất cho tổng giám đốc các chỉ tiêu SXKD, và giúp tổng giám đốc theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu này.

Điều kỳ lạ là những giám đốc/trưởng phòng kinh doanh và giám đốc/trưởng phòng sản xuất lại không phải là những người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch SXKD mà chỉ có trách nhiệm “phối hợp” với phòng kế hoạch. Điều này dẫn đến hệ quả là các phòng ban (bao gồm cả phòng kinh doanh) luôn ỷ lại vào phòng kế hoạch; và các chỉ tiêu SXKD gần như là của (và từ) Phòng Kế hoạch đưa ra, chứ không phải từ bộ phận chịu trách nhiệm chính xây dựng nên. Tệ hơn, ở những công ty này, các phòng ban khác như tài chính, nhân sự, cung ứng, tiếp thị, nghiên cứu-phát triển... hầu như chẳng thấy có kế hoạch nào. Chính vì vậy mà ở những công ty vận hành theo kiểu này, trưởng phòng kế hoạch thường rất có “uy” và luôn được xem là vị trí “chủ chốt”, “có tính quyết định” trong công ty.

Hãy lên kế hoạch cắt bỏ các phòng kế hoạch

Thiết nghĩ, nhiệm vụ lập kế hoạch là nhiệm vụ của mỗi cấp quản lý, bao gồm cả CEO và những người đang phụ trách các bộ phận chức năng. Mỗi giám đốc hay trưởng phòng chức năng (kinh doanh, tiếp thị, tài chính, nhân sự, cung ứng…) đều phải tự lập kế hoạch hoạt động cho bộ phận mình (đương nhiên là với sự phối hợp, trao đổi thông tin với các bộ phận khác), trong đó bao gồm việc xây dựng những mục tiêu, chỉ tiêu, các giải pháp thực hiện cùng với các chương trình hành động cụ thể. Không thể trông cậy vào một ông/bà trưởng phòng kế hoạch nào đó với những trách nhiệm và kiến thức chung chung lại đi lập kế hoạch thay cho mọi phòng ban trong công ty. Càng không nên để ông/bà này đóng vai trò “chủ xị” triển khai việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cho toàn công ty được.

Rõ ràng, không ai am hiểu thị trường bằng giám đốc kinh doanh, không ai am hiểu sản xuất bằng giám đốc sản xuất. Chính những người này phải đóng vai trò chính yếu trong việc lập các kế hoạch liên quan đến các hoạt động này. Và, theo logic thông thường, một kế hoạch kinh doanh phải đóng vai trò “mở đường” cho các kế hoạch khác đi theo.

Nhiều công ty đã mạnh dạn cắt bỏ khỏi cơ cấu tổ chức cái gọi là “phòng kế hoạch” sau khi nhận ra những bất cập gây ra từ chính sự hiện diện của phòng này. Động thái này không chỉ làm cho cơ cấu tổ chức, nhân sự của doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ hơn mà còn giúp cho tất cả các phòng/ban trong công ty buộc phải nhận lấy trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch hoạt động của phòng/ban mình (thay vì trông chờ và đùn đẩy trách nhiệm cho phòng kế hoạch). Phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh, phòng nhân sự lập kế hoạch nhân sự, phòng tài chính lập kế hoạch tài chính..., và cứ thế, mỗi vị giám đốc hay trưởng phòng chức năng buộc phải động não để xây dựng kế hoạch cho bộ phận chức năng của mình. Nhờ vậy, họ sẽ ý thức được trách nhiệm đối với những mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp, chương trình hành động do chính mình đưa ra, và có thêm động lực, quyết tâm để hoàn thành chúng. Một lần nữa, kế hoạch kinh doanh luôn phải “đi đầu” và sẽ là tiền đề cho mọi kế hoạch khác.

Các “phòng kế hoạch” và các “trưởng phòng kế hoạch” từng một thời “làm mưa, làm gió” trong các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước với vai trò xây dựng kế hoạch và giao chỉ tiêu xuống dưới cho các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Cung cách quản lý này chỉ phù hợp với một nền kinh tế kế hoạch, với đặc thù quan liêu, bao cấp một thời; và phù hợp hơn với những vị giám đốc/tổng giám đốc CHỈ DÁM KÝ KHI CÓ AI ĐÓ ĐÃ KÝ NHÁY. Nay, vận hành trong một nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nên đề cao năng lực hoạch định, tổ chức và trách nhiệm cá nhân của mỗi cấp quản lý.

Bao giờ cũng vậy, một kế hoạch, đề án do chính mình lập ra và đệ trình sẽ có ý nghĩa lớn hơn và khơi gợi quyết tâm thực hiện nhiều hơn là những chỉ tiêu, kế hoạch “từ trên trời rơi xuống”!

Bài viết này có sốc? Quan điểm của bạn thế nào? Có cần một phòng KH chuyên đi lập KH cho mọi phòng ban không?

Đọc thêm: Làm sao để đo lường năng lực lãnh đạo?

Tác giả: Nguyễn Hữu Long - Group PTDNV
loading...