Skip to main content

6 bước giúp giải quyết mọi vấn đề

Có một sự thật là thành công, bản lĩnh đảm lược của bạn được định lượng bằng số lần bạn nỗ lực vượt qua những khó khăn, thử thách trong cuộc sống.
Cũng giống như hình ảnh một thuyền trưởng tài ba chắc chắn sẽ gắn liền với những sóng gió, hiểm nguy mà ông ta đã trải qua. Một thuyền trưởng không bao giờ trở nên kiệt xuất bằng cách chỉ ở trên bờ hoặc loanh quanh nơi biển cạn. Không thể có một chiến binh quả cảm khi anh ta không ra trận. Họ cần những con sóng dữ như một phần của cuộc sống. Chính những khó khăn, thử thách gặp phải đã tạo nên sự vẻ vang của họ.

Fabrice, một đồng nghiệp của tôi ở Renault, là một kỹ sư bình thường như bao người khác. Cho đến một ngày anh trở nên nổi trội khi nhà máy có vấn đề kỹ thuật cấp bách cần khắc phục để đảm bảo đơn hàng. Anh làm việc bất kể ngày đêm để khắc phục sự cố. Sau 2 tuần thì vấn đề được khắc phục, đơn hàng được giao đúng thời hạn. Trong tất cả các cuộc họp đề bạt trong công ty, ai cũng biết đến anh. Anh được thăng cấp từ kỹ sữ bậc 2 lên kỹ sư bậc 3A kèm theo nhiều đãi ngộ.

Nếu bạn muốn nâng cao giá trị bản thân, trui rèn bản lĩnh, hãy luôn nỗ lực, không lùi bước trước khó khăn thử thách trong kinh doanh, cuộc sống.

Tuy nhiên trong mỗi chúng ta luôn tồn tại hai bản năng. Một bản năng luôn thúc đẩy chúng ta tìm cách hoàn thiện bản thân, trở nên mạnh mẽ hơn để đối mặt với những khó khăn trong cuộc sống.
Ngược lại có một bản năng khác liên tục phân tích môi trường xung quanh để nhận diện và giúp chúng ta tránh những khó khăn, nguy hiểm. Đó là bản năng sinh tồn có từ thời nguyên thủy, giúp chúng ta bảo toàn tính mạng. Thế nhưng có nhiều khó khăn, thử thách không nguy hiểm lại làm chúng ta chùn bước.

6 bước giúp giải quyết mọi vấn đề

Vậy làm sao để chúng ta không trở thành những chú đà điểu rúc đầu xuống cát khi gặp khó khăn, trở ngại? Làm sao để chúng ta vượt qua bản năng sinh tồn đối mặt với khó khăn và trở nên mạnh mẽ?

Câu trả lời là hãy làm việc quy trình, không để bản năng chi phối.
Hãy làm theo quy trình 6X* sau đây để xử lý mọi vấn đề trong công việc và cuộc sống.

1. XOAY CHUYỂN

"Vấn đề chỉ là vấn đề khi bạn coi đó là vấn đề.
Nếu bạn coi nó là thử thách thì giải quyết vấn đề là một trò chơi."

Hãy thay đổi tư duy (xoay chuyển tư duy), cách nhìn nhận vấn đề. Thay vì coi vấn đề là những rắc rối không mong đợi cản trở bạn, hãy coi mỗi vấn đề gặp phải là một thử thách trong một cuộc chơi. Như khi bạn tập tạ vậy, mỗi lần tăng độ khó hay sức nặng của tạ bạn sẽ mãnh mẽ hơn, cơ bắp hơn. Lúc đầu có vẻ khó khăn nhưng nếu bạn bền gan, bạn sẽ trở nên mạnh mẽ, bản lĩnh hơn.

“Không ai trở nên mạnh mẽ với một quá khứ êm đềm cả!” - Khuyết danh

2. XÁC ĐỊNH

Hãy xác định đúng cốt lõi vấn đề. Thông thường chúng ta dễ bị cảm xúc chi phối, hay nhầm lẫn giữa hiện trạng và vấn đề. Khi xác định đúng vấn đề, việc xử lý và giải quyết vấn đề sẽ trở nên dễ dàng gấp nhiều lần.
Vậy vấn đề thực chất là gì? Đó là sự sai biệt giữa thực tế xảy ra và điều chúng ta mong muốn nhận được theo lý thuyết, trên cơ sở tính toán khách quan (mức chuẩn).
Ngoài ra vấn đề chỉ thực sự là vấn đề cần giải quyết khi nó lập đi lập lại nhiều lần và có độ ảnh hưởng ở mức nghiêm trọng.

Cốt yếu của bước này là cần Xác định:
- Đúng bản chất vấn đề.
- Mức độ sai biệt giữa kết quả thực tế và mức chuẩn chung
- Mức độ ảnh hưởng của vấn đề.
- Tần số lập lại của vấn đề (ngẫu nhiên hay hệ thống?)

3. XÉ TÁCH (phân tích)

Hãy brainstorming để xé tách vấn đề, liệt kê tất cả những yếu tố trực tiếp và gián tiếp tạo ra vấn đề. Tránh đánh giá một cách chung chung về vấn đề hoặc phức tạp hóa vấn đề này bằng một vấn đề khác.
Hãy đảm bảo bạn đã nhìn nhận vấn đề qua nhiều lăng kính khác nhau (đội ngũ quản ly, nhân viên, khách hàng vv). Mỗi người có cách nhìn nhận khác nhau về cùng một vấn đề gặp phải.
Bằng cách chia nhỏ các vấn đề và nhìn nhận qua nhiều lăng kính, bạn sẽ dễ dàng tìm ra gốc rễ của vấn đề để giải quyết chúng một cách nhẹ nhàng.

Ví dụ:
Lợi nhuận năm của công ty bạn bỗng nhiên sụt giảm. Bạn cần tìm hiểu cụ thể từng nguyên nhân đến từ doanh thu sụt giảm hay chi phí tăng cao, hoặc cả hai. Về phần doanh thu, bạn lại có giá bán và doanh số. Về phần chi phí, bạn có chi phí cố định, chi phí không cố định vv.

4. XẾP (Sắp xếp)

Chúng ta không nên tham lam đánh đông, dẹp bắc, giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc. Ngay cả thiên tài như Einstein cũng thú nhận rằng ông chỉ có thể làm một việc trong một lúc.
Vì thế sau khi xác định đầy đủ các yếu tố trực tiếp và gián tiếp tạo ra vấn đề, các bạn hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên nhằm phân bổ thời gian, công sức, nguồn lực để xử lý.

Nguyên tắc rất đơn giản:

(1) Phân biệt “quan trọng” và “khẩn cấp”
(2) Ưu tiên làm điều” quan trọng” để giảm thiểu khả năng “khẩn cấp”

Ví dụ về “quan trọng” và “khẩn cấp”
=> Khi còn trẻ khỏe: Sức khỏe là quan trọng nhưng chưa khẩn cấp. Vợ gọi về ăn cơm là quan trọng và khẩn cấp.
=> Về già, khi ốm yếu: Sức khỏe là quan trọng và khẩn cấp. Vợ gọi về ăn cơm hết quan trọng và khẩn cấp.

5. XỬ LÝ

Ở giai đoàn này chúng ta cần quay lại phân tích các vấn đề quan trọng, cấp bách cần xử lý, tìm hiểu các nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp. Sau khi phân tích kỹ các nguyên nhân cần đề xuất, phân tích các giải pháp tương ứng để giải quyết những nguyên nhân gốc rễ tạo ra vấn đề.

“3 câu hỏi để xác định NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ:
- Tại sao nguyên nhân này lại xảy ra?
- Nếu xử lý xong gốc này có giải quyết được vấn đề không?
- Có thể kiểm soát được nguyên nhân này không?

3 câu hỏi giúp làm rõ “MỤC TIÊU để GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ”.
- Kết quả muốn đạt được?
- Kết quả muốn tránh?
- Nguồn lực nào sẽ sử dụng?

Các HÀNH ĐỘNG 3T để xử lý vấn đề:
- Tạm thời: “mua” thời gian để tìm hiểu kỹ nguyên nhân hoặc “hạ nhiệt” mức độ nghiêm trọng . Hành động tạm thời nhằm giải quyết ẢNH HƯỞNG của vấn đề
- Thích nghi: quyết định sống chung hoặc thích nghi với vấn đề “Nhập gia tùy tục”. Hành động này cũng nhằm đối phó với ẢNH HƯỞNG của vấn đề
- Thay đổi: hành động để loại bỏ triệt để vấn đề. Nó nhắm đến NGUYÊN NHÂN cốt lõi của vấn đề.”* - Trích từ quy trình 4X của anh Lâm Bình Bảo

6. XEM LẠI

Sau khi thực thi các giải pháp để xử lý vấn đề, chúng ta cần xem lại, phân tích tính hiệu quả của các giải pháp trong thực tiễn.
Các vấn đề đã được giải quyết chưa?
Nếu vấn đề đã được hạ nhiệt mức độ nghiêm trọng mà chưa được giải quyết triệt để thì cần phân tích nguy cơ tiềm ẩn trong tương lai và quay lại từ bước 2.

Trên đây là chút kinh nghiệm cá nhân và tham khảo từ quy trình 4X của anh Lam Binh Bao, mong rằng sẽ giúp ích phần nào các anh chị và các bạn khi đối mặt với khó khăn, thử thách.

Đọc thêm: Tôi đã giảm 50% thời gian làm việc như thế nào?

Thân mến,
Phan Viết Phong,
CEO at TONY PHAN SAS
Grenoble - Pháp
loading...

Popular posts from this blog

Hướng dẫn sử dụng điếu cày cho người mới lần đầu tập hút thuốc lào

Chiếc điếu cày không còn đơn thuần chỉ là chiếc điếu cày dùng để hút thuốc lào nữa, mà nó còn thực sự là một tác phẩm nghệ thuật của những nghệ nhân thủ công truyền thống tại vùng quê xứ Thanh -  Thanh Hoá. Mà họ đã mày mò, tìm tòi, nghiên cứu những kiểu dáng điếu cày, kỹ thuật làm điếu cày sao cho đẹp, hút thuốc lào sao cho ngon, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu hút hít thuốc lào của các anh em gần xa.

Hơn nữa cả thế giới đang cấm thuốc lá nhưng không thể cấm thuốc lào, và chiếc điếu cày sẽ còn theo chân chúng ta lâu dài trong xã hội hiện đại văn minh hôm nay. Để quá trình sử dụng điếu cày được đạt chuẩn mình xin lưu ý mấy điểm qua bài viết hướng dẫn sử dụng điếu cày sau đây:


1. Sau khi mua điếu cày về, anh em nên đổ nước vào điếu và cho thêm vài ba hạt muối trắng, xúc điếu và hút một thời gian để thuốc nhanh dậy mùi.

2. Vậy để làm sao để điếu lên nước đẹp? Để bảo quản điếu tốt và nhanh lên nước đẹp, mỗi ngày, buổi tối trước khi ngủ anh em nên dùng vải màn, nhỏ một giọt dầu ăn và la…

LÀM MÀU - MAKE COLOUR - INDIAN

Làm màu là gì? Làm màu hay các bạn trẻ hay gọi vui là "make colour" ( theo tiếng anh ) là việc màu mè hóa hình thức lên để thuyết phục người khác. Bây giờ bạn đã hiểu từ "làm màu" mà các bạn bè mình hay dùng để nói mình hoặc người khác chưa?

Kỹ năng này rất cần trong kinh doanh, mà chỉ làm màu cho sản phẩm thôi nhé, nhưng hãy nhớ là phải dựa hoàn toàn vào "chất" thực sự rồi hẵng làm. Làm cho kỳ vọng người ta cao vút rồi người ta không thỏa mãn người ta sẽ INDIAN cho đấy ( INDIAN nghĩa là I Never Do It AgaiN, xin lỗi mấy bạn Ấn Độ).



Còn trong cuộc sống, người với người thì không cần phải làm màu đâu, có gì nói nấy là tuyệt nhất. Vì con người nhạy cảm lắm, nhìn qua là người ta cảm giác được mình nói thật hay nói quá rồi. Cố làm gì.

Chân thành mà đến với nhau, đỡ mất thời gian, mất công sức, mất tình cảm. Con người ai cũng bình đẳng, chẳng ai hơn ai kém ai cả, vậy mới yêu thương được nhau và hạnh phúc nha.

Đừng "đến với nhau một lần mà ánh mắt bao ngại …

Hiểu thế nào về tư duy chiến lược?

Ta thường nghe nói tư duy chiến lược (strategic thinking). Hiểu về nó thế nào? Nếu tìm tòi trên mạng, ta sẽ thấy một "rừng" câu trả lời; và ta càng tìm, sẽ càng thấy rối. Tôi diễn giải một cách "bình dân" thế này cho mọi người tham khảo nhé!


Hai từ chiến lược (strategy), bản thân nó đã bao hàm ý nghĩa dài hạn (long term), lớn lao (không phải vụn vặt); là một sự lựa chọn (choice) chủ động (proactive) và có cơ sở từ những quyết định hệ trọng (khác với chiến thuật). Và tư duy chiến lược không gì khác hơn là cách suy nghĩ, cách tư duy hướng đến những mục tiêu lớn lao, dài hạn, và có sơ sở vững chắc, dựa vào những phân tích khoa học, bao quát, đầy đủ, bằng những công cụ phù hợp để đưa ra những quyết định mang tầm chiến lược. Tư duy chiến lược không phải để phán đoán tương lai mà là để HOẠCH ĐỊNH TƯƠNG LAI trên cơ sở phán đoán những diễn biến có thể xảy ra trong tương lai.

Muốn rèn luyện tư duy chiến lược, ta phải rèn luyện khá nhiều thứ. Trước hết, phải có một tầm nhìn …

Câu chuyện về quản lý thời gian của Bill Clinton

Nhiều người thành công nói việc chia mục tiêu của họ thành từng bước nhỏ. Đầu tiên, họ phải xác định mục tiêu quan trọng nhất. Sau đó, họ chia nhỏ mục tiêu của họ thành những bước hành động. Nhiều người thành công nói rằng, mỗi ngày họ đều làm việc gì đó phục vụ cho mục tiêu cuối cùng của họ.


Trong cuốn tự truyện My life của mình, cựu tổng thống Bill clinton tiết lộ rằng khi tốt nghiệp trường luật, ông có đọc một cuốn sách hướng dẫn " Làm thế nào để quản lý thời gian và cuộc sống của bạn" . Đó là lúc ông ưu tiên cho những mục tiêu của đời mình.

"Điểm chính của quyển sách ấy là tầm quan trọng của việc nêu ra những mục tiêu trong cuộc đời: Ngắn, trung và dài hạn. Sau đó phân loại những mục tiêu đó theo tầm quan trọng của chúng, trong đó nhóm A là quan trọng nhất, tiếp theo là nhóm B, sau cùng là nhóm C; tiếp theo bên dưới mỗi mục tiêu, hãy liệt kê ra những hành động cần làm để đạt được mục tiêu đó... Tôi vẫn nhớ danh sách nhóm A. Tôi muốn trở thành một người tốt, có cuộc …

Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là gì?

Tôi đã đặt câu hỏi này cho nhiều doanh chủ. Đa số trả lời (một cách thật thà) là tìm kiếm LỢI NHUẬN. Các giám đốc tài chính (và nhiều chuyên gia tài chính) cũng thường nói vậy. Các giám đốc chức năng khác cũng thường trả lời na ná - làm gì làm, cũng phải có lời, chứ hổng lẽ làm cho lỗ? Sự tranh cãi giữa giám đốc marketing và giám đốc tài chính cũng thường xoay quanh chuyện lời lỗ. Giám đốc tài chính luôn nhìn vào dòng cuối cùng (bottom line), tức dòng lợi nhuận sau thuế để đánh giá mọi hoạt động marketing; và trong nhiều trường hợp, các chương trình marketing bị ách tắc vì 2 chữ profit (lợi nhuận) mà giám đốc tài chính sử dụng như bảo bối để nắm quyền "phủ quyết".


Ít ai hiểu được mục đích cuối cùng của doanh nghiệp KHÔNG PHẢI LÀ LỢI NHUẬN, tức không phải lấy doanh thu trừ chi phí xem còn lại bao nhiêu. Có lợi nhuận, nhưng giá trị cổ phiếu không tăng thì sao? Có nhiều công ty không có lời, thậm chí báo cáo lỗ, nhưng giá cổ phiếu vẫn tăng. Nếu là cổ đông, tức những đồng sở hữu…