Skip to main content

Tôi đã giảm 50% thời gian làm việc như thế nào?

Trong suy nghĩ của phần lớn mọi người, hình ảnh của nhà quản lý doanh nghiệp luôn gắn liền với sự bận rộn. Tôi từng chứng kiến nhiều người bạn, khi còn đi làm thuê trông họ thật thảnh thơi và vui vẻ, họ có những kỳ nghỉ trọn vẹn, có cơ hội chăm lo cho gia đình. Nhưng kể từ khi mở một doanh nghiệp riêng, họ trở nên vô cùng tất bật, không còn thời gian cho gia đình, bạn bè hay bất cứ sở thích cá nhân nào.

Có lẽ đó không phải là mong muốn của những người quản lý, hay các ông chủ doanh nghiệp khi mới khởi nghiệp. Nhưng theo thời gian, do áp lực của công việc, họ phải dành thời gian cho công việc ngày càng nhiều và mặc nhiên chấp nhận sự thật đó. Cá nhân tôi cũng từng rất vất vả khi phải điều hành hai doanh nghiệp cùng một lúc. Tôi làm việc 7 ngày mỗi tuần, đôi khi là cả các buổi tối. Cơ thể tôi gần như kiệt sức, tôi luôn ở trong tình trạng mệt mỏi và không thể sáng tạo được.

Tôi đã giảm 50% thời gian làm việc như thế nào?

Cho đến khi tôi nhận ra sự thật là có những người đang giải quyết khối lượng công việc lớn hơn mình rất nhiều, nhưng họ cũng như tôi, chỉ có 24 tiếng mỗi ngày. Tôi nghĩ mình cần phải thay đổi cách làm việc. Tôi đã lập kế hoạch cắt giảm 50% thời gian làm việc, cụ thể là mỗi ngày chỉ làm việc 4 tiếng thay vì 8 – 12 tiếng như trước. Và sau đó 2 tháng, tôi vui mừng nhận ra mình đã ở trong trạng thái khỏe mạnh hơn, vui vẻ hơn và quan trọng là công việc cũng hiệu quả hơn hẳn lúc trước.

Nếu bạn là một mẫu “sếp” bận rộn và bạn cũng muốn có nhiều thời gian hơn cho bản thân, gia đình thì hãy tham khảo những kinh nghiệm mà tôi đã đúc rút và áp dụng cho công việc của mình dưới đây.

1. THAY ĐỔI TƯ DUY LÀM VIỆC

Khi được khuyên cắt giảm thời gian làm việc, phần lớn các nhà quản lý đều cho rằng đó là điều bất khả thi. Làm sao có thể làm việc ít đi trong khi hiện tại họ đang cố hết sức mà vẫn chưa giải quyết hết “núi công việc” mỗi ngày.

Đây là một loại bẫy tư duy nhà quản lý phải vượt qua. Thử tưởng tượng bạn muốn đến một nơi rất xa, nhưng hiện tại bạn chỉ có một chú lạc đà. Lạc đà tuy chăm chỉ nhưng đi chậm hơn ngựa rất nhiều. Vậy giải pháp là bạn sẽ đi kiếm một chú ngựa hay bắt chú lạc đà đi suốt đêm?

Mỗi khi bạn bị quá tải trong công việc thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần làm việc một cách “thông minh hơn” thay vì “chăm chỉ hơn”. Là một nhà quản lý, bạn cần hiểu mục tiêu của doanh nghiệp là đạt được kết quả cao nhất với ít nguồn lực nhất. Thực tế đã cho thấy các doanh nghiệp thành công không bao giờ phát triển bằng cách yêu cầu mọi người làm việc nhiều hơn, vì sức lực của mỗi người đều có hạn. Thay vào đó, họ sẽ xây dựng một phương pháp làm việc khoa học, hợp lý và tạo ra môi trường thoải mái cho tất cả mọi người.

Tôi rất thích một câu nói của Bill Gates, ông nói: “Tôi thường giao việc khó cho những người lười, vì người lười sẽ tìm ra cách đơn giản nhất để giải quyết việc khó”. Ở đây, bạn cũng nên thử “lười” một cách khôn ngoan. Chăm chỉ là một đức tính tốt, nhưng nếu nhà quản lý chỉ tập trung vào sự chăm chỉ, nó sẽ là kẻ thù của hiệu suất. Vì vậy, thử lật ngược vấn đề và đặt câu hỏi “tại sao không phải là 4 tiếng thay cho 8 tiếng”. Tôi tin rằng bạn sẽ thấy câu trả lời không ở quá xa.

2. NÓI KHÔNG VỚI NHỮNG NHIỆM VỤ KHÔNG QUAN TRỌNG

Bước đầu tiên trong hành trình cắt giảm thời gian làm việc là nói không với những nhiệm vụ không quan trọng. Nguyên nhân chủ yếu khiến các nhà quản lý bận rộn là vì họ ôm đồm quá nhiều thứ và đặt ra quá nhiều nhiệm vụ cho chính mình.

Thông thường, bạn nghĩ rằng đó đều là những việc quan trọng và tôi phải tự làm, nếu không công việc sẽ đổ bể. Có thể bạn đang quá tự tin vào bản thân hoặc đánh giá quá thấp nhân viên của mình đấy. Nếu nghiêm túc nhìn nhận lại, bạn sẽ thấy có đến hàng tá công việc bạn đang làm là không cần thiết. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, chia bớt việc còn lại cho người khác, tìm kiếm đối tác hoặc các dịch vụ thuê ngoài, thậm chí là bỏ hẳn ra khỏi kế hoạch kinh doanh nếu nó không quá quan trọng.

Hãy nhớ rằng thời gian của bạn rất quý, đừng lãng phí nó cho những việc mà người khác có thể làm thay bạn. Có câu nói “việc quan trọng nhất của cái đầu là để làm cái đầu”. Nếu bạn cứ ôm hết mọi việc thì bạn chỉ là một “nhân viên cao cấp” chứ không phải là thủ lĩnh thực sự của doanh nghiệp.

Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn là một chiếc máy bay Boeing, và bạn là cơ trưởng. Bên cạnh bạn có đội ngũ nhân viên (phi hành đoàn) và phía sau là khách hàng của doanh nghiệp (hành khách đi máy bay). Nhiệm vụ của bạn là đưa cả chiếc máy bay đến đích an toàn và nhanh chóng. Nếu bạn cứ chạy tới lui làm thay nhiệm vụ của tiếp viên, nhân viên kỹ thuật mà không tập trung vào nhiệm vụ của cơ trưởng, máy bay sẽ chẳng bao giờ đến đích được.

3. TẬP TRUNG CAO NHẤT CHO THỜI GIAN LÀM VIỆC

Việc chỉ còn lại 4 tiếng làm việc mỗi ngày (tương đương với một buổi sáng hoặc chiều) tự nhiên sẽ đặt bạn trước áp lực phải tập trung cao cho khoảng thời gian này nếu muốn công việc suôn sẻ.
Cá nhân tôi thấy rằng đó là một sự thay đổi tuyệt vời. Nếu như trước kia, bạn thường bắt đầu ngày mới một cách khá chậm rãi, có thể bạn tự cho nửa tiếng đầu tiên để nhấm nháp ly cà phê, hoặc nghỉ giữa giờ một lúc để nghe nhạc thì bây giờ bạn hẳn sẽ thay đổi hoàn toàn.

Kể từ khi làm việc 4 tiếng mỗi ngày, tôi mới nhận ra 8 tiếng trước kia của mình không hề được khai thác triệt để. Tôi bị xao lãng và phân tán bởi rất nhiều yếu tố, đôi khi là trì hoãn công việc và tự nhủ “mình còn cả ngày để giải quyết công việc kia mà”. Nhưng với lịch làm việc mới, tôi thường bắt tay ráo riết ngay từ phút đầu tiên.

Thông thường, tôi sẽ dành 3 phút để liệt kê tất cả những công việc cần làm trong ngày hôm đó. Ban đầu, tôi khá vất vả, nhưng sau tháng đầu tiên, mọi việc bắt đầu trôi chảy hơn, tôi thường kết thúc vào khoảng 11h sáng. Tôi có thể yên tâm rời khỏi bàn làm việc và cảm thấy mình đã có một ngày thật tuyệt vời.

4. TỪ CHỐI LÀM VIỆC THÊM GIỜ

Có một số “sếp” rất thích làm việc thêm giờ, thậm chí là nghiện làm ngoài giờ. Thông thường, họ chỉ kết thúc công việc lúc 18h hoặc 19h hàng ngày. Họ thích gửi email và nhắn tin cho nhân viên vào buổi tối, khoảng thời gian lẽ ra nên được dành cho gia đình. Tôi hoàn toàn cảm thông với suy nghĩ đó vì tôi cũng đã từng làm như vậy. Việc làm ngoài giờ cho tôi một cảm giác tự hào, giống như mình đang nỗ lực và hy sinh tất cả cho công việc vậy.

Dù vậy, không thể phủ nhận làm việc ngoài giờ là một thói quen thiếu khoa học và ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và tâm lý. Tệ hơn, nó không những không giúp hiệu quả công việc tăng lên mà còn giảm đi rất nhiều.

Nếu đã chọn làm việc 4 tiếng mỗi ngày, bạn cần kiên quyết từ chối làm “thêm một chút” và sẵn sàng để công việc còn dư lại hôm sau, trừ những việc thực sự khẩn cấp. Khi công việc phát sinh, bạn hãy tự nhắc nhở bản thân “luôn có cách dễ hơn để giải quyết vụ này”. Chỉ cần bạn sáng tạo một chút, và đừng thỏa hiệp với “con ong chăm chỉ” bên trong bạn, giải pháp sẽ đến rất sớm. Đôi khi chỉ với một cú điện thoại cho đúng người, bạn sẽ giải quyết xong công việc mà bạn cần cả ngày trước đó.

5. DÀNH THỜI GIAN PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Nếu đã nghiêm túc với kế hoạch cắt giảm thời gian làm việc, chắc hẳn bạn sẽ có ngay một khoảng thời gian “dư thừa” mỗi ngày (4 tiếng buổi chiều chẳng hạn). Bây giờ là lúc bạn nghĩ xem nên làm gì với khoảng thời gian này.

Tất nhiên bạn không nên lãng phí nó để ngủ hay đi chơi một cách không mục đích. Người ta thường nói thời gian là vàng bạc. Chúng ta hãy lấy chuyện tiền bạc làm ví dụ. Giả sử trước kia, bạn luôn sống trong sự nghèo khó, túng thiếu, dù làm việc cật lực vẫn không đủ chi tiêu. Bây giờ, nhờ khéo léo tiết kiệm và kiếm tiền, bạn đã có một khoản thu nhập dư dả mỗi tháng, nhất định bạn không bao giờ được phung phí nó, mà phải tích cực đầu tư số tiền này để có thêm nhiều tiền hơn nữa.

Với thời gian cũng như vậy. Khi có thời gian rảnh, hãy nghĩ cách tái đầu tư nó vào công việc, bạn sẽ lại có nhiều thời gian hơn, và hiệu quả công việc lại tăng lên gấp bội.

Một trong những cách đầu tư khôn ngoan nhất bạn nên áp dụng là đầu tư cho nhân viên. Bạn hãy dành 1 – 2 buổi trao đổi mỗi tuần để huấn luyện kỹ năng làm việc cho họ. Hãy nhớ xem lần gần nhất bạn tổ chức một buổi huấn luyện cho nhân viên là khi nào, và sau mỗi năm, nhân viên của bạn có tiến bộ nhiều không?

Đầu tư vào nhân viên giúp cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức. Bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy tình trạng nhân viên yếu kém, chậm tiến ngày càng giảm đi. Đồng thời, được cấp trên trực tiếp đào tạo cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy gắn bó và yêu mến môi trường doanh nghiệp hơn.

6. TÌM KIẾM Ý TƯỞNG CẢI TIẾN CÔNG VIỆC

Bên cạnh đầu tư vào nhân viên thì đầu tư cho chính mình cũng là điều rất quan trọng. Có rất nhiều cách để bạn đầu tư cho bản thân như:

- Đọc sách

- Tham gia các khóa học hoặc hội thảo

- Gặp gỡ những người thành đạt hoặc có kinh nghiệm

- Giao lưu với những người bạn mới để mở rộng mối quan hệ

- Đi tham khảo thị trường và tìm kiếm ý tưởng kinh doanh

- Học hỏi đối thủ cạnh tranh trên tinh thần tôn trọng và cầu thị

- Gọi điện hoặc đến thăm khách hàng để lắng nghe ý kiến của họ
v..v..

Tất cả những cách làm trên sẽ khiến bạn luôn tràn đầy ý tưởng, năng lượng và nhiệt huyết với công việc mỗi ngày. Có nhiều nhà quản lý không hề áp dụng một ý tưởng cải tiến công việc nào trong suốt một năm, thậm chí lâu hơn. Có thể do họ lười thay đổi, nhưng phần lớn là vì họ có quá ít thời gian để nghĩ về những ý tưởng mới.

Các cụ ta có câu “một người lo bằng kho người làm”, nếu bạn có 4 tiếng để nghĩ ý tưởng mới mỗi ngày, trong khi các quản lý khác chỉ có 4 tiếng mỗi tháng thì tôi không hề nghi ngờ rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có những bước tiến thần kỳ mà các doanh nghiệp khác không thể theo kịp.

Tất cả, chỉ cần bắt đầu với một suy nghĩ đơn giản ngay từ hôm nay: hãy cắt đi 50% thời gian làm việc, bớt siêng năng, tăng hiệu quả.

Xin chúc các anh chị và các bạn nhiều sức khỏe và thành công trong sự nghiệp quản lý của mình.


Đọc thêm: Lập kế hoạch ngày, tuần và lượng hóa báo cáo bằng con số, biểu đồ

Trân trọng. Chu Ngọc Cường.
loading...

Popular posts from this blog

Hướng dẫn sử dụng điếu cày cho người mới lần đầu tập hút thuốc lào

Chiếc điếu cày không còn đơn thuần chỉ là chiếc điếu cày dùng để hút thuốc lào nữa, mà nó còn thực sự là một tác phẩm nghệ thuật của những nghệ nhân thủ công truyền thống tại vùng quê xứ Thanh -  Thanh Hoá. Mà họ đã mày mò, tìm tòi, nghiên cứu những kiểu dáng điếu cày, kỹ thuật làm điếu cày sao cho đẹp, hút thuốc lào sao cho ngon, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu hút hít thuốc lào của các anh em gần xa.

Hơn nữa cả thế giới đang cấm thuốc lá nhưng không thể cấm thuốc lào, và chiếc điếu cày sẽ còn theo chân chúng ta lâu dài trong xã hội hiện đại văn minh hôm nay. Để quá trình sử dụng điếu cày được đạt chuẩn mình xin lưu ý mấy điểm qua bài viết hướng dẫn sử dụng điếu cày sau đây:


1. Sau khi mua điếu cày về, anh em nên đổ nước vào điếu và cho thêm vài ba hạt muối trắng, xúc điếu và hút một thời gian để thuốc nhanh dậy mùi.

2. Vậy để làm sao để điếu lên nước đẹp? Để bảo quản điếu tốt và nhanh lên nước đẹp, mỗi ngày, buổi tối trước khi ngủ anh em nên dùng vải màn, nhỏ một giọt dầu ăn và la…

LÀM MÀU - MAKE COLOUR - INDIAN

Làm màu là gì? Làm màu hay các bạn trẻ hay gọi vui là "make colour" ( theo tiếng anh ) là việc màu mè hóa hình thức lên để thuyết phục người khác. Bây giờ bạn đã hiểu từ "làm màu" mà các bạn bè mình hay dùng để nói mình hoặc người khác chưa?

Kỹ năng này rất cần trong kinh doanh, mà chỉ làm màu cho sản phẩm thôi nhé, nhưng hãy nhớ là phải dựa hoàn toàn vào "chất" thực sự rồi hẵng làm. Làm cho kỳ vọng người ta cao vút rồi người ta không thỏa mãn người ta sẽ INDIAN cho đấy ( INDIAN nghĩa là I Never Do It AgaiN, xin lỗi mấy bạn Ấn Độ).



Còn trong cuộc sống, người với người thì không cần phải làm màu đâu, có gì nói nấy là tuyệt nhất. Vì con người nhạy cảm lắm, nhìn qua là người ta cảm giác được mình nói thật hay nói quá rồi. Cố làm gì.

Chân thành mà đến với nhau, đỡ mất thời gian, mất công sức, mất tình cảm. Con người ai cũng bình đẳng, chẳng ai hơn ai kém ai cả, vậy mới yêu thương được nhau và hạnh phúc nha.

Đừng "đến với nhau một lần mà ánh mắt bao ngại …

Hiểu thế nào về tư duy chiến lược?

Ta thường nghe nói tư duy chiến lược (strategic thinking). Hiểu về nó thế nào? Nếu tìm tòi trên mạng, ta sẽ thấy một "rừng" câu trả lời; và ta càng tìm, sẽ càng thấy rối. Tôi diễn giải một cách "bình dân" thế này cho mọi người tham khảo nhé!


Hai từ chiến lược (strategy), bản thân nó đã bao hàm ý nghĩa dài hạn (long term), lớn lao (không phải vụn vặt); là một sự lựa chọn (choice) chủ động (proactive) và có cơ sở từ những quyết định hệ trọng (khác với chiến thuật). Và tư duy chiến lược không gì khác hơn là cách suy nghĩ, cách tư duy hướng đến những mục tiêu lớn lao, dài hạn, và có sơ sở vững chắc, dựa vào những phân tích khoa học, bao quát, đầy đủ, bằng những công cụ phù hợp để đưa ra những quyết định mang tầm chiến lược. Tư duy chiến lược không phải để phán đoán tương lai mà là để HOẠCH ĐỊNH TƯƠNG LAI trên cơ sở phán đoán những diễn biến có thể xảy ra trong tương lai.

Muốn rèn luyện tư duy chiến lược, ta phải rèn luyện khá nhiều thứ. Trước hết, phải có một tầm nhìn …

Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là gì?

Tôi đã đặt câu hỏi này cho nhiều doanh chủ. Đa số trả lời (một cách thật thà) là tìm kiếm LỢI NHUẬN. Các giám đốc tài chính (và nhiều chuyên gia tài chính) cũng thường nói vậy. Các giám đốc chức năng khác cũng thường trả lời na ná - làm gì làm, cũng phải có lời, chứ hổng lẽ làm cho lỗ? Sự tranh cãi giữa giám đốc marketing và giám đốc tài chính cũng thường xoay quanh chuyện lời lỗ. Giám đốc tài chính luôn nhìn vào dòng cuối cùng (bottom line), tức dòng lợi nhuận sau thuế để đánh giá mọi hoạt động marketing; và trong nhiều trường hợp, các chương trình marketing bị ách tắc vì 2 chữ profit (lợi nhuận) mà giám đốc tài chính sử dụng như bảo bối để nắm quyền "phủ quyết".


Ít ai hiểu được mục đích cuối cùng của doanh nghiệp KHÔNG PHẢI LÀ LỢI NHUẬN, tức không phải lấy doanh thu trừ chi phí xem còn lại bao nhiêu. Có lợi nhuận, nhưng giá trị cổ phiếu không tăng thì sao? Có nhiều công ty không có lời, thậm chí báo cáo lỗ, nhưng giá cổ phiếu vẫn tăng. Nếu là cổ đông, tức những đồng sở hữu…

Câu chuyện về quản lý thời gian của Bill Clinton

Nhiều người thành công nói việc chia mục tiêu của họ thành từng bước nhỏ. Đầu tiên, họ phải xác định mục tiêu quan trọng nhất. Sau đó, họ chia nhỏ mục tiêu của họ thành những bước hành động. Nhiều người thành công nói rằng, mỗi ngày họ đều làm việc gì đó phục vụ cho mục tiêu cuối cùng của họ.


Trong cuốn tự truyện My life của mình, cựu tổng thống Bill clinton tiết lộ rằng khi tốt nghiệp trường luật, ông có đọc một cuốn sách hướng dẫn " Làm thế nào để quản lý thời gian và cuộc sống của bạn" . Đó là lúc ông ưu tiên cho những mục tiêu của đời mình.

"Điểm chính của quyển sách ấy là tầm quan trọng của việc nêu ra những mục tiêu trong cuộc đời: Ngắn, trung và dài hạn. Sau đó phân loại những mục tiêu đó theo tầm quan trọng của chúng, trong đó nhóm A là quan trọng nhất, tiếp theo là nhóm B, sau cùng là nhóm C; tiếp theo bên dưới mỗi mục tiêu, hãy liệt kê ra những hành động cần làm để đạt được mục tiêu đó... Tôi vẫn nhớ danh sách nhóm A. Tôi muốn trở thành một người tốt, có cuộc …