Skip to main content

Lập kế hoạch ngày, tuần và lượng hóa báo cáo bằng con số, biểu đồ

Mình hay dùng từ “khoa học” trong các bài viết của mình. Mình cũng khuyến khích nhân sự của mình làm việc thông minh, sáng tạo, khoa học chứ đừng làm việc siêng năng.

Và mình cũng hay thấy người ta chia sẻ một câu nói: “Nếu bạn muốn mình khác đi, hãy làm những bạn chưa bao giờ làm”.

Nhưng theo tôi việc làm khác đi không phải việc các bạn nghĩ những gì quá cao siêu ví dụ như 5 năm nữa các bạn sẽ là ai. Mà bắt đầu làm từ những việc rất nhỏ ví dụ như dậy sớm hơn, viết báo cáo nộp sếp đúng chính tả và ít sửa hơn, biết rèn luyện sức khỏe, hay biết hoạch định rõ hôm nay sẽ phải làm những thứ gì.

Lập kế hoạch ngày, tuần và lượng hóa báo cáo bằng con số, biểu đồ

Tôi cho rằng, những vấn đề mà các bạn gặp phải trong một ngày có thể rất nhiều. Ví dụ như bí khách hàng dí, bị nhà cung cấp hét vào mặt, bị từ chối sử dụng sản phẩm, dịch vụ, bị người ta khinh dễ, ra đường bị từ chối một tí mặt ủ dột hết cả ngày, hay chỉ đơn giản các bạn luôn cảm thấy công việc quá nhiều, khi nào cũng làm nhưng lúc về nhà vẫn có gì đó canh cánh trong lòng, các bạn nhận ra các bạn đã có một ngày làm việc không hiệu quả.

Làm khác đi đó chính là tập cho bản thân mình làm việc khoa học, quản lý thời gian (Time Management) tốt, làm ít, nhưng năng suất cao, làm việc sáng tạo, thông minh chứ đứng làm việc nhiều.

Ông chủ thì khen cảm tính, con bé đó cũng ... có cố gắng lắm, nhưng thực ra ... chẳng có kết quả gì cả, một cái ghế ngồi hằng ngày của cô bé trị giá 20 triệu, vậy định lượng công việc của cô bé ấy làm được là bao nhiêu, ông chủ không trả lời được.

Tôi đã đưa những công cụ tưởng chừng hết sức đơn giản cho nhân sự mình làm, nhưng họ cứ nghĩ đây là những thứ mà ai cũng biết, nhưng chỉ sau vài ngày rồi lại quay lại với bản chất cũ, làm tới đâu nghĩ tới đó, không có kế hoạch, khi nào cũng nháo nhào, ứng biến không kịp với sự thay đổi bất thường từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đồng nghiệp nghỉ ốm (Risk).

Thật ra các bạn gặp rất rất nhiều vấn đề, nhưng tựu chung chỉ gặp phải vài vấn đề cốt lõi sẽ được chia sẻ dần, một phần trong đó có Time Management (Quản lý thời gian) và hoạch định kế hoạch ngắn hạn: Ngày, tuần, tháng.

Đâu cần gì nghĩ lớn gì ghê gớm, quản lý bản thân nếu chưa tốt đừng nghĩ gì tới khởi nghiệp hay quản lý người khác.

Để lập kế hoạch ngày / tuần một cách khoa học, chuyên nghiệp, theo mức độ ưu tiên (work priorities), để mỗi buổi sáng đẹp trời, ánh nắng long lanh, gió mát lay động lòng người, mở cửa văn phòng, nhân sự chúng ta luôn bước chân vào cửa, họ luôn tỉnh táo và biết rõ hôm nay mình sẽ làm gì...đây?

- mình sẽ gặp bao nhiêu KH?
- mình sẽ đi thăm bao nhiêu đại lý?
- hôm nay có cuộc họp nào không?
- hôm này có training gì không?
- hôm nay có phải đi mua gì theo chỉ thị của sếp không?
- hôm nay có phải gặp ai đó quan trọng không?
- hôm nay có hẹn hò với gấu không?

Hơn thế nữa, chúng ta cần một một bức tranh rõ nét, tổng thể cho những công việc mà mỗi tuần chúng ta sẽ phải làm.
Mục đích: tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao năng suất, không sót việc, luôn hoàn thành đúng tiến độ, biết mình đang ở đâu và cần làm những gì để hoàn thành mục tiêu (cả ngắn và dài hạn).

Thực ra, tính toán việc lập kế hoạch ngày / tuần, nếu làm quen và thuần thục chỉ tính bằng phút. Nhưng chúng ta sẽ được gì, được cả một ngày năng suất, chúng ta biết rõ chúng ta phải làm gì trong ngày hôm đó, trong tuần đó, performance của mình / của nhân viên ra sao.

PART 1: Lập công việc hàng ngày theo mức độ ưu tiên (Work Priorities).

Mức độ ưu tiên công việc: (Work priorities) - thời gian đầu tư: 10 phút trước ngày mới, đối tượng áp dụng: bất kì nhân sự nào.

- Image 1: Bức tranh cả tuần phải làm.
- Image 2: Kế hoạch ngày, dựa trên kế hoạch tuần đã ra trước đó, điều chỉnh cho sát với thực tế, đi sâu vào chi tiết.
Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

- P1: Quan trọng, khẩn cấp
- P2: Quan trọng, không khẩn cấp
- P3: Không quan trọng, khẩn cấp
- P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

- Việc này có quan trọng không? và;
- Việc này có khẩn cấp không?

Priority 1 – Quan trọng, khẩn cấp
Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

- Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, chăm sóc con ốm, người yêu ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
- Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân của bồ nhí, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…
- Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn slides thuyết trình với ban giám đốc, tham gia kì thi "mài riều" nào đó...

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2. Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. Chúng ta không thể dồn việc tới hết đời được, chúng ta sinh ra để làm chủ bản thân mình.

Priority 2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Ví dụ:
- Đọc sách
- Học tiếng anh
- Tập thể dục
- Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau.

Priority 3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng.

Ví dụ:
- Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
- Tin nhắn từ đám bạn.
- Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc.
- Ông bạn thân nhờ mua cái card điện thoại.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự, học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc trên.

Priority 4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:
- Check Facebook.
- Xem video giải trí trên Youtube.
- Xem các chương trình giải trí trên TV.
- Xem Phim, xem Ngọc Trinh bán sim 20 tỉ.

Khi bạn chuẩn bị làm một việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh một giờ chơi game với một giờ tập trung học tiếng anh, thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cách phát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…

PHÂN BỐ THỜI GIAN
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này
- P1: 15% – 20%
- P2: 60% – 65%
- P3: 10% – 15%
- P4: <5%

Part 2: KPI và phong cách quản lý nhân sự.
Quản lý nhìn vào báo cáo KPI theo con số và biểu đồ, có thể biết được nhân sự của mình đang có xảy ra chuyện gì bất thường không, tại sao tháng này doanh thu đạt hơn 90%, tháng sau lại giảm, chắc bị thất tình đây, chắc bị vợ nổi cáu đây, quản lý sễ dễ dàng, khéo léo sử dụng khả năng nắm bắt insight của mình, để nói chuyện, để giúp nv của họ cải thiện khả năng công việc của họ, một cách tinh tế và khéo léo. (Đọc Customer Insight thông qua những con số biết nói)

Chúng ta làm điều đó bằng cách nào - bằng những con số, con số là minh chứng rõ ràng hơn cho nghìn lời nói cảm tính, đo lường năng suất làm việc của nhân viên, đánh giá được năng lực nhân viên, phát triển nhân viên phù hợp với nguyện vọng / đam mê của họ, đồng thời đề ra phong cách lãnh đạo phù hợp - MBO (Managment by Objectives): quản lý theo mục tiêu đề ra hay - MBP (Management by Progress): quản lý theo qui trình giám sát, tùy theo mức độ quan trọng của công việc, chúng ta có nên kết hợp cả 2?


Đọc thêm: Làm sao để phân khúc khách hàng cho đúng?



Think big, start small -  Phung Le Lam Hai
loading...



Popular posts from this blog

Hướng dẫn sử dụng điếu cày cho người mới lần đầu tập hút thuốc lào

Chiếc điếu cày không còn đơn thuần chỉ là chiếc điếu cày dùng để hút thuốc lào nữa, mà nó còn thực sự là một tác phẩm nghệ thuật của những nghệ nhân thủ công truyền thống tại vùng quê xứ Thanh -  Thanh Hoá. Mà họ đã mày mò, tìm tòi, nghiên cứu những kiểu dáng điếu cày, kỹ thuật làm điếu cày sao cho đẹp, hút thuốc lào sao cho ngon, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu hút hít thuốc lào của các anh em gần xa.

Hơn nữa cả thế giới đang cấm thuốc lá nhưng không thể cấm thuốc lào, và chiếc điếu cày sẽ còn theo chân chúng ta lâu dài trong xã hội hiện đại văn minh hôm nay. Để quá trình sử dụng điếu cày được đạt chuẩn mình xin lưu ý mấy điểm qua bài viết hướng dẫn sử dụng điếu cày sau đây:


1. Sau khi mua điếu cày về, anh em nên đổ nước vào điếu và cho thêm vài ba hạt muối trắng, xúc điếu và hút một thời gian để thuốc nhanh dậy mùi.

2. Vậy để làm sao để điếu lên nước đẹp? Để bảo quản điếu tốt và nhanh lên nước đẹp, mỗi ngày, buổi tối trước khi ngủ anh em nên dùng vải màn, nhỏ một giọt dầu ăn và la…

LÀM MÀU - MAKE COLOUR - INDIAN

Làm màu là gì? Làm màu hay các bạn trẻ hay gọi vui là "make colour" ( theo tiếng anh ) là việc màu mè hóa hình thức lên để thuyết phục người khác. Bây giờ bạn đã hiểu từ "làm màu" mà các bạn bè mình hay dùng để nói mình hoặc người khác chưa?

Kỹ năng này rất cần trong kinh doanh, mà chỉ làm màu cho sản phẩm thôi nhé, nhưng hãy nhớ là phải dựa hoàn toàn vào "chất" thực sự rồi hẵng làm. Làm cho kỳ vọng người ta cao vút rồi người ta không thỏa mãn người ta sẽ INDIAN cho đấy ( INDIAN nghĩa là I Never Do It AgaiN, xin lỗi mấy bạn Ấn Độ).



Còn trong cuộc sống, người với người thì không cần phải làm màu đâu, có gì nói nấy là tuyệt nhất. Vì con người nhạy cảm lắm, nhìn qua là người ta cảm giác được mình nói thật hay nói quá rồi. Cố làm gì.

Chân thành mà đến với nhau, đỡ mất thời gian, mất công sức, mất tình cảm. Con người ai cũng bình đẳng, chẳng ai hơn ai kém ai cả, vậy mới yêu thương được nhau và hạnh phúc nha.

Đừng "đến với nhau một lần mà ánh mắt bao ngại …

Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là gì?

Tôi đã đặt câu hỏi này cho nhiều doanh chủ. Đa số trả lời (một cách thật thà) là tìm kiếm LỢI NHUẬN. Các giám đốc tài chính (và nhiều chuyên gia tài chính) cũng thường nói vậy. Các giám đốc chức năng khác cũng thường trả lời na ná - làm gì làm, cũng phải có lời, chứ hổng lẽ làm cho lỗ? Sự tranh cãi giữa giám đốc marketing và giám đốc tài chính cũng thường xoay quanh chuyện lời lỗ. Giám đốc tài chính luôn nhìn vào dòng cuối cùng (bottom line), tức dòng lợi nhuận sau thuế để đánh giá mọi hoạt động marketing; và trong nhiều trường hợp, các chương trình marketing bị ách tắc vì 2 chữ profit (lợi nhuận) mà giám đốc tài chính sử dụng như bảo bối để nắm quyền "phủ quyết".


Ít ai hiểu được mục đích cuối cùng của doanh nghiệp KHÔNG PHẢI LÀ LỢI NHUẬN, tức không phải lấy doanh thu trừ chi phí xem còn lại bao nhiêu. Có lợi nhuận, nhưng giá trị cổ phiếu không tăng thì sao? Có nhiều công ty không có lời, thậm chí báo cáo lỗ, nhưng giá cổ phiếu vẫn tăng. Nếu là cổ đông, tức những đồng sở hữu…

Hiểu thế nào về tư duy chiến lược?

Ta thường nghe nói tư duy chiến lược (strategic thinking). Hiểu về nó thế nào? Nếu tìm tòi trên mạng, ta sẽ thấy một "rừng" câu trả lời; và ta càng tìm, sẽ càng thấy rối. Tôi diễn giải một cách "bình dân" thế này cho mọi người tham khảo nhé!


Hai từ chiến lược (strategy), bản thân nó đã bao hàm ý nghĩa dài hạn (long term), lớn lao (không phải vụn vặt); là một sự lựa chọn (choice) chủ động (proactive) và có cơ sở từ những quyết định hệ trọng (khác với chiến thuật). Và tư duy chiến lược không gì khác hơn là cách suy nghĩ, cách tư duy hướng đến những mục tiêu lớn lao, dài hạn, và có sơ sở vững chắc, dựa vào những phân tích khoa học, bao quát, đầy đủ, bằng những công cụ phù hợp để đưa ra những quyết định mang tầm chiến lược. Tư duy chiến lược không phải để phán đoán tương lai mà là để HOẠCH ĐỊNH TƯƠNG LAI trên cơ sở phán đoán những diễn biến có thể xảy ra trong tương lai.

Muốn rèn luyện tư duy chiến lược, ta phải rèn luyện khá nhiều thứ. Trước hết, phải có một tầm nhìn …

21 CÔNG THỨC GỐI ĐẦU CHO MARKETING

(Đã làm sales phải biết marketing, làm marketing phải biết các công thức sau đây) Hầu hết các nhà tiếp thị đều biết đến công thức viết quảng cáo AIDA- Attension (chú ý), Interest (lợi ích), Desire (khát khao), Action (hành động). Khi nói đến công thức viết quảng cáo, AIDA là một công thức chuẩn, nhưng vẫn còn nhiều công thức khác nữa. Một số công thức viết quảng cáo nêu dưới đây đã được truyền lại từ rất lâu, trước khi tôi được sinh ra. Bạn có thể thấy chúng trong những cuốn sách về tiếp thị hoặc bài viết quảng cáo đã bị chôn vùi. Nói cách khác, chúng đang cố gắng đứng vững trước thử thách thời gian.
Dưới đây là 21 tuyệt chiêu, tùy tình huống, nghành nghề, khả năng...hãy ứng dụng một cách nhuận nhuyễn và khôn khéo.  Quốc Nho xin sưu tầm và tập hợp lại.  Chú ý tới các công thức: 3, 5,7,8,10,11, 13,15,17,18 nhé!
#1 Công thức viết quảng cáo đơn giản nhất. 1. Tôi đã cho bạn những gì 2. Nó sẽ giúp gì cho bạn 3. Tôi là ai? 4. Tiếp theo bạn cần làm gì
#2 Công thức viết quảng cáo SSS: Star. Story. Solut…