Lập kế hoạch ngày, tuần và lượng hóa báo cáo bằng con số, biểu đồ

Mình hay dùng từ “khoa học” trong các bài viết của mình. Mình cũng khuyến khích nhân sự của mình làm việc thông minh, sáng tạo, khoa học chứ đừng làm việc siêng năng.

Và mình cũng hay thấy người ta chia sẻ một câu nói: “Nếu bạn muốn mình khác đi, hãy làm những bạn chưa bao giờ làm”.

Nhưng theo tôi việc làm khác đi không phải việc các bạn nghĩ những gì quá cao siêu ví dụ như 5 năm nữa các bạn sẽ là ai. Mà bắt đầu làm từ những việc rất nhỏ ví dụ như dậy sớm hơn, viết báo cáo nộp sếp đúng chính tả và ít sửa hơn, biết rèn luyện sức khỏe, hay biết hoạch định rõ hôm nay sẽ phải làm những thứ gì.

Lập kế hoạch ngày, tuần và lượng hóa báo cáo bằng con số, biểu đồ

Tôi cho rằng, những vấn đề mà các bạn gặp phải trong một ngày có thể rất nhiều. Ví dụ như bí khách hàng dí, bị nhà cung cấp hét vào mặt, bị từ chối sử dụng sản phẩm, dịch vụ, bị người ta khinh dễ, ra đường bị từ chối một tí mặt ủ dột hết cả ngày, hay chỉ đơn giản các bạn luôn cảm thấy công việc quá nhiều, khi nào cũng làm nhưng lúc về nhà vẫn có gì đó canh cánh trong lòng, các bạn nhận ra các bạn đã có một ngày làm việc không hiệu quả.

Làm khác đi đó chính là tập cho bản thân mình làm việc khoa học, quản lý thời gian (Time Management) tốt, làm ít, nhưng năng suất cao, làm việc sáng tạo, thông minh chứ đứng làm việc nhiều.

Ông chủ thì khen cảm tính, con bé đó cũng ... có cố gắng lắm, nhưng thực ra ... chẳng có kết quả gì cả, một cái ghế ngồi hằng ngày của cô bé trị giá 20 triệu, vậy định lượng công việc của cô bé ấy làm được là bao nhiêu, ông chủ không trả lời được.

Tôi đã đưa những công cụ tưởng chừng hết sức đơn giản cho nhân sự mình làm, nhưng họ cứ nghĩ đây là những thứ mà ai cũng biết, nhưng chỉ sau vài ngày rồi lại quay lại với bản chất cũ, làm tới đâu nghĩ tới đó, không có kế hoạch, khi nào cũng nháo nhào, ứng biến không kịp với sự thay đổi bất thường từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đồng nghiệp nghỉ ốm (Risk).

Thật ra các bạn gặp rất rất nhiều vấn đề, nhưng tựu chung chỉ gặp phải vài vấn đề cốt lõi sẽ được chia sẻ dần, một phần trong đó có Time Management (Quản lý thời gian) và hoạch định kế hoạch ngắn hạn: Ngày, tuần, tháng.

Đâu cần gì nghĩ lớn gì ghê gớm, quản lý bản thân nếu chưa tốt đừng nghĩ gì tới khởi nghiệp hay quản lý người khác.

Để lập kế hoạch ngày / tuần một cách khoa học, chuyên nghiệp, theo mức độ ưu tiên (work priorities), để mỗi buổi sáng đẹp trời, ánh nắng long lanh, gió mát lay động lòng người, mở cửa văn phòng, nhân sự chúng ta luôn bước chân vào cửa, họ luôn tỉnh táo và biết rõ hôm nay mình sẽ làm gì...đây?

- mình sẽ gặp bao nhiêu KH?
- mình sẽ đi thăm bao nhiêu đại lý?
- hôm nay có cuộc họp nào không?
- hôm này có training gì không?
- hôm nay có phải đi mua gì theo chỉ thị của sếp không?
- hôm nay có phải gặp ai đó quan trọng không?
- hôm nay có hẹn hò với gấu không?

Hơn thế nữa, chúng ta cần một một bức tranh rõ nét, tổng thể cho những công việc mà mỗi tuần chúng ta sẽ phải làm.
Mục đích: tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao năng suất, không sót việc, luôn hoàn thành đúng tiến độ, biết mình đang ở đâu và cần làm những gì để hoàn thành mục tiêu (cả ngắn và dài hạn).

Thực ra, tính toán việc lập kế hoạch ngày / tuần, nếu làm quen và thuần thục chỉ tính bằng phút. Nhưng chúng ta sẽ được gì, được cả một ngày năng suất, chúng ta biết rõ chúng ta phải làm gì trong ngày hôm đó, trong tuần đó, performance của mình / của nhân viên ra sao.

PART 1: Lập công việc hàng ngày theo mức độ ưu tiên (Work Priorities).

Mức độ ưu tiên công việc: (Work priorities) - thời gian đầu tư: 10 phút trước ngày mới, đối tượng áp dụng: bất kì nhân sự nào.

- Image 1: Bức tranh cả tuần phải làm.
- Image 2: Kế hoạch ngày, dựa trên kế hoạch tuần đã ra trước đó, điều chỉnh cho sát với thực tế, đi sâu vào chi tiết.
Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

- P1: Quan trọng, khẩn cấp
- P2: Quan trọng, không khẩn cấp
- P3: Không quan trọng, khẩn cấp
- P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

- Việc này có quan trọng không? và;
- Việc này có khẩn cấp không?

Priority 1 – Quan trọng, khẩn cấp
Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

- Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, chăm sóc con ốm, người yêu ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
- Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân của bồ nhí, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…
- Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn slides thuyết trình với ban giám đốc, tham gia kì thi "mài riều" nào đó...

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2. Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. Chúng ta không thể dồn việc tới hết đời được, chúng ta sinh ra để làm chủ bản thân mình.

Priority 2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Ví dụ:
- Đọc sách
- Học tiếng anh
- Tập thể dục
- Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau.

Priority 3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng.

Ví dụ:
- Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
- Tin nhắn từ đám bạn.
- Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc.
- Ông bạn thân nhờ mua cái card điện thoại.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự, học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc trên.

Priority 4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:
- Check Facebook.
- Xem video giải trí trên Youtube.
- Xem các chương trình giải trí trên TV.
- Xem Phim, xem Ngọc Trinh bán sim 20 tỉ.

Khi bạn chuẩn bị làm một việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh một giờ chơi game với một giờ tập trung học tiếng anh, thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cách phát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…

PHÂN BỐ THỜI GIAN
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này
- P1: 15% – 20%
- P2: 60% – 65%
- P3: 10% – 15%
- P4: <5%

Part 2: KPI và phong cách quản lý nhân sự.
Quản lý nhìn vào báo cáo KPI theo con số và biểu đồ, có thể biết được nhân sự của mình đang có xảy ra chuyện gì bất thường không, tại sao tháng này doanh thu đạt hơn 90%, tháng sau lại giảm, chắc bị thất tình đây, chắc bị vợ nổi cáu đây, quản lý sễ dễ dàng, khéo léo sử dụng khả năng nắm bắt insight của mình, để nói chuyện, để giúp nv của họ cải thiện khả năng công việc của họ, một cách tinh tế và khéo léo. (Đọc Customer Insight thông qua những con số biết nói)

Chúng ta làm điều đó bằng cách nào - bằng những con số, con số là minh chứng rõ ràng hơn cho nghìn lời nói cảm tính, đo lường năng suất làm việc của nhân viên, đánh giá được năng lực nhân viên, phát triển nhân viên phù hợp với nguyện vọng / đam mê của họ, đồng thời đề ra phong cách lãnh đạo phù hợp - MBO (Managment by Objectives): quản lý theo mục tiêu đề ra hay - MBP (Management by Progress): quản lý theo qui trình giám sát, tùy theo mức độ quan trọng của công việc, chúng ta có nên kết hợp cả 2?


Đọc thêm: Làm sao để phân khúc khách hàng cho đúng?



Think big, start small -  Phung Le Lam Hai
loading...