Có nên chạy theo công nghệ, tiết kiệm hay đầu tư, làm sao tối ưu hóa chi phí?

Với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của công nghệ cao đã và đang đem lại những lợi ích vô cùng lớn cho con người. Nhưng việc đầu tư cho công nghệ thế nào luôn là vấn đề đau đầu của các chủ doanh nghiệp. Nhờ Smartphone mà thế giới đã có công ty Uber Taxi nhiều triệu US USD. Ở một góc nhìn khác, nếu coi các doanh nghiệp như người dùng, nếu họ có ôtô và muốn kiếm thêm thu nhập họ có thể gia nhập Uber nhưng phải sắm smartphone và đăng ký với Uber, nếu chỉ muốn sử dụng taxi rẻ để tiết kiệm thì chỉ cần smartphone. Nhưng vấn đề là smartphone loại nào, có cần phải đến iPhone xịn không? Làm thế nào để tối ưu hóa khi đầu tư mua sắm công nghệ. Hôm nay tôi xin chia sẻ một số vấn đề qua lăng kính của một người làm công nghệ.


➡ Một số lãng phí, rủi ro tiền bạc: nguyên nhân và giải pháp.
- Đầu tư công cụ: không cần thiết phải mua phần mềm bản quyền như Microsoft office, Photoshop, Window mà dùng Open Office, GIMP, Ubuntu.
- Có thể thay máy tính để bàn bằng hệ thống thin client, ảo hóa vừa rẻ vừa tiết kiệm, vừa bảo mật, dễ quản trị. Thay tổng đài phần cứng bằng tổng đài phần mềm.
- Đầu tư con người sai: dự án không cần thiết phải thuê đến senior chỉ cần mấy em sinh viên đang khao khát thể hiện mình, dạt dào ý tưởng và đầy ắp kiến thức hiện đại, làm partime là đủ.
- Hao hụt, thất thoát hàng hóa, nguyên liệu, tiền mặt do lỗi kiểm kê, nhập/xuất/chuyển hàng: hoàn thiện qui trình, sử dụng phần mềm với những công nghệ như mã vạch, camera quan sát sẽ giảm thất thoát.
- Qui trình không linh hoạt, phối hợp thông suốt giữa Purchase, Sale, Production, Marketing.v.v.để sản xuất Just In Time, giảm tồn kho thành phẩm, dự trữ nguyên liệu nhiều, để quay vòng vốn nhanh.
- Sử dụng năng lượng hiệu quả, bảo trì, bảo dưỡng để sản xuất liên tục, đáp ứng đủ yêu cầu số lượng, chất lượng cho khách hàng.
- Cân nhắc việc mua sắm tài sản cố định như oto, máy phô tô, server, tổng đài. Có thể thuê hoặc bán bớt nếu ít dùng. Giữ lại tốn chi phí lưu trữ, vận hành, bảo dưỡng.
- Có thể outsource một số công việc như kế toán, IT, tuyển dụng, thậm chí outsource cả một số bán thành phẩm ra bên ngoài thay vì có hẳn phòng ban và tránh phải đầu tư máy móc, con người, kho bãi.
- Cân nhắc việc đi công tác của nhân viên, có thể thay bằng việc họp trưc tuyến và giám sát bằng camera.
- Khi mới startup không cần phải văn phòng rộng, hoành tráng, có thể dùng co-working space. Nếu có mặt tiền tốt thì bán đa dạng sản phẩm, hay cho thuê bớt tác để giảm chi phí.
- Hạn chế việc làm thêm giờ, tăng hiệu làm việc trong giờ hành chính.
- Cân nhắc việc thuê phiên dịch và việc dùng công cụ translate như Google, Skype.

➡ Lãng phí thời gian cần tránh:
- Đầu tư phần cứng, phần mềm quản trị nhưng không chú trọng qui trình, đi sao chép hoặc xây dựng xong lại không duy trì. Có nhiều qui trình mà doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng thật hợp lý như tuyển dụng, bán hàng, mua hàng, thanh toán.v.v. Việc sao chép qui trình có thể gây những lỗi như thất thoát, lãng phí thời gian hoặc hay trục trặc, gián đoạn, qui trình của doanh nghiệp sản xuất khác công ty bán lẻ, quy trình của công ty bán hàng điện máy không thể áp dụng cho cửa hàng thời trang, doanh nghiệp viễn thông khác công ty kinh doanh vận tải.
- Xem xét để giảm thời gian họp hành, báo cáo. Thời gian họp có thể thay bằng email, chát nội bộ, báo cáo giấy tờ có thể thay bằng hệ thống quản lý tài liệu. Xây dựng văn hóa đúng giờ, tránh giờ cao su.

➡ Không có kế hoạch nào không tiềm ẩn rủi ro nhưng đừng ôm đồm và rườm rà: đừng lãng phí cơ hội
- Không đầu tư đúng mức vào marketing, quảng cáo. Có thể cắt giảm ở kế toán, hành chính nhưng cắt giảm chi phí SEO, chăm sóc Website, nghiên cứu và công nghệ thì phải thận trọng.
- Biết điểm mạnh, điểm yếu của mình, biết khi nào thì cạnh tranh thì nào thì hợp tác. Jerry Yang từ chối bắt tay Steve Balmer để đuổi theo Google mà Yahoo của ông xuống dốc không phanh.
- Không ngại thay đổi nếu có lợi nhuận: nếu trước bán điện thoại thì nay có thể bán thêm thực phẩm sạch, điện máy.
- Tránh ôm đồm, rườm rà, thuê, mua những một công đoạn. Apple chỉ design còn sản xuất ở Trung Quốc, các đài truyền hình mua game show rất nhiều nhưng vẫn hút khán giả, thuê viết code, quản trị hệ thống.
- Không có phương án nào hoàn hảo, và không dễ để phương án phù hợp nhất. Việc cân nhắc giữa đầu tư và tiết kiệm luôn là những quyết định khó khăn.Người giỏi không phải là người làm tất cả, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia về tài chính, pháp lý, công nghệ .v.v. để có giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Đừng lãng phí tiền bạc thời gian và đặc biệt là cơ hội.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xây dựng kênh bán hàng hiện đại

Tác giả: Nguyễn Hiếu
loading...